De 5W1H methode
Op het gebied van KAM – kwaliteitsmanagement, arbomanagement, milieumanagement en informatiebeveiliging – is het zaak om signalen en meldingen te onderzoeken, vast te leggen, te interpreteren en gewenste acties te bepalen. Bij het vastleggen van meldingen zoals afwijkingen, klachten, incidenten is het belangrijk om zo’n compleet mogelijk beeld te verkrijgen. Voldoende “voedsel” vergaren om een bodem te leggen voor verder onderzoek naar verbetering. Daarvoor is de 5W1H methode het gereedschap.
Om te kunnen verbeteren moet je veranderen. Veranderen doe je op basis van goede en zo compleet mogelijke informatie. Gemakkelijk?
In de praktijk is dat vaak best lastig. Er ontbreken nogal eens belangrijke stukjes informatie. Vaak moet je in de organisatie achteraf navorsen hoe het nu precies in elkaar steekt.
Je kunt het in één keer goed doen sterk bevorderen door “ 5W1H ” als methode te gebruiken. Wat houdt dit in?
5W1H is een manier van informatie verzamelen met behulp van het gestructureerd doorvragen om zo tot de kern te komen en to the point te kunnen formuleren.
De stappen
Kijkt u mee? De 5W1H methode bestaat uit de volgende stappen:
- Maak de zaak helder, stel de probleemstelling op.
- Vervolgens stel je jezelf de volgende vragen:
- ‘Wat‘: ‘Wat is er gebeurd……. ?’
- ‘Wie‘: ‘Over Wie gaat het ……. ?’
- ‘Waar‘: ‘Waar heeft het zich voorgedaan ……. ?’
- ‘Wanneer‘: ‘Wanneer deed het zich voor ……. ?’
- ‘Waarom‘: ‘Waarom is het gebeurd ……. ?’
- ‘Hoe‘: ‘Hoe is het ontstaan ……. ?’
- Werk nu op basis van de verkregen antwoorden de probleemstelling bij en zoek met elkaar naar een oplossing.
Doel van de 5W1H methode
Het doel van de 5W1H methode is om te komen tot een scherpe vraagstelling. Geen creatieve denktechniek maar eigenlijk een techniek die eraan voorafgaat. De fase waarin je het probleem zo helder mogelijk vaststelt en formuleert. Bij de probleemoplossende technieken gaat alle tijd energie zitten in het vinden van variaties voor het probleem. Het is bijzonder jammer van je tijd als het probleem niet goed is geformuleerd. Deze methode is dus niet meer en niet minder dan een eenvoudige manier om te kijken of je het probleem duidelijker, scherper en meer to the point kunt formuleren.
Aanvullen met 5x Waarom (5Why)
Als we in het onderzoek naar de oorzaak de 5W1H methode ook nog aanvullen met “5xWaarom” (ontwikkeld door Toyota: 5Why) dan dringen we door tot de kern van het probleem. De echte (vaak dieperliggende) oorzaak. Dat stelt ons in staat om, op basis van goede en zo volledige mogelijke probleeminformatie, doeltreffende maatregelen die herhaling kunnen voorkomen vast te stellen en in te voeren. De zogenoemde corrigerende maatregelen. In een komende blog gaan we nader in op de 5Why.
Daag je organisatie uit hier mee te spelen zoals kinderen gewend zijn te vragen met waarom, waarom, waarom, waarom, WAAROM?
De cirkel rond
Vergeet niet om de bevinding en mogelijke oplossing duidelijk terug te koppelen binnen de organisatie.
Tot slot: Zijn er verbetermaatregelen doorgevoerd, evalueer of ze het beoogde effect hebben. Onderneem zo nodig verdere actie.
De cirkel rond om te komen tot continu verbeteren met de juiste gereedschappen voor PDCA – Plan DO Check ACT .
Succes met de 5W1H methode!
Oprichter/adviseur OKAM