Oorzaakanalyse met de 5 Why methode
De “5 keer waarom” root-cause techniek is een populaire methode die onder andere wordt toegepast binnen Kaizen, Lean en Six Sigma. Zoals beloofd brengen wij deze 5 Why methode in onze blog opnieuw voor het voetlicht.
De methode is oorspronkelijk binnen Toyota Motors ontwikkeld en door de Amerikanen verder uitgewerkt.
Wat is de 5 Why methode?
De methode is een techniek om achter de oorzaak van een probleem te komen. De 5 Why methode omvat het meerdere keren stellen van de “waarom-vraag”. Bij de confrontatie met een probleem stel je als organisatie de vraag “waarom doet zich dit probleem voor?”. Een voor de hand liggende oorzaak komt het eerst in beeld. Maar is dat de werkelijke oorzaak? Dat is de vraag …
Besteedt tijd en aandacht aan een heldere en concrete formulering van de probleemstelling. Een concrete en diepgaande uitwerking van wat er nu precies aan de hand is, een bondige glasheldere identificatie van het probleem, vormt de eerste stap om te komen tot een juiste en afdoende oplossing.
Het systematisch blijven stellen van de “waarom-vraag” brengt de dieperliggende oorzaak boven water. Als we de werkelijke oorzaak kunnen bepalen zijn we in staat om een echte oplossing van het probleem te bewerkstelligen. Dat voorkomt symptoombestrijding en pakt juist de kern van het probleem aan!
De methode had overigens beter de “multiple-why method” kunnen heten.
Neem bij toepassing van de methode het aantal keer van de vraagstelling “waarom” dus niet letterlijk.
Toepasbaar?
Eenvoudig en effectief toch? Ja en nee … In de eenvoud van de 5 WHY methode schuilt ook een gevaar:
Laat een aantal mensen bij een probleemstelling de waarom vragen stellen. Je krijgt gegarandeerd verschillende antwoorden, dus verschillende mogelijke oorzaken aangereikt. Hoe dit komt?
Een probleem ontstaat zelden door één oorzaak, vaak is het een gevolg van een samenloop van omstandigheden. Bij complexe problemen vind je al gauw door de bomen het bos niet meer. In dat geval zijn er effectievere methoden voorhanden. Daarbij komt dat de onderzoeker zelden een oorzaak zal vinden die buiten zijn kennisgebied ligt.
Hiervoor zijn aanvullende technieken zoals bijvoorbeeld de Ishikawa visgraat analyse beschikbaar.
Vergeet niet om de gevonden oorzaak of oorzaken nader te onderzoeken of deze daadwerkelijk aan de basis hebben gestaan, of medeoorzaak zijn, van het probleem. Kortom, vervolgonderzoek naar oorzakelijke verbanden is van belang.
En dan de te nemen maatregelen. Waar baseren we die op? U zult zeggen: baseren op de grondoorzaak. Dat kan de oorzaak wegnemen of de kans op sterk verminderen. Maar zijn er meerdere oorzaken, zoek dan ook naar mogelijk minder diepgaande maatregelen die daarentegen wel de symptomen afdekken of een aantal oorzaken.
De juiste techniek?
Zeker, met in acht neming van de genoemde beperkingen is de 5 Why methode goed bruikbaar in het bijzonder bij de minder complexe problemen.
Blijft staan dat het gewenst is om voor een probleem die root-cause analysetechniek te kiezen die het meest geschikt is om tot de daadwerkelijke grondoorzaak te komen.
Gemakkelijk gezegd, zult u tegenwerpen. Helemaal waar, maar enkele basisregels helpen ons:
- Eenvoudig toepasbaar, daarbij niet (te) simpel
- Resultaat aantoonbaar, herleidbaar en reproduceerbaar
- Causale verbanden verhelderen
- Inzetbaar voor en door meerdere disciplines binnen de organisatie
- Categoriseer oorzaken om continu verbeteren, kennisvermeerdering en -deling mogelijk te maken.
Bent u ook al op het juiste spoor, of dubt u nog om de wissel om te zetten?
Waarom, waarom, waarom, waarom … waarom … niet …
Succes met uw aanpak.
Oprichter/adviseur OKAM